Já imaginou para onde vão os documentos quando governadores, prefeitos, secretários, enfim, dirigentes máximos da administração pública tomam posse para uma nova gestão? Reza a lenda que antigamente os documentos eram queimados para não deixar rastros de atuações desonestas, inviabilizando a possibilidade de gestores corruptos serem responsabilizados por seus atos.

Atualmente, é crime eliminar documentos da administração pública sem autorização das instituições arquivísticas correspondentes. Essa garantia foi conquistada graças às políticas de arquivos públicos desenvolvidas no país e nos estados. A Lei Federal nº 8.159/1991, que instituiu a política nacional de arquivos públicos e privados, completou 30 anos no último dia 8 de janeiro. Ela prevê, entre outras questões, a responsabilização penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, daquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Em Minas Gerais, a Política Estadual de Arquivos completou 10 anos em janeiro. A Lei Estadual nº 19.420/2011 normatizou os conjuntos documentais produzidos pela administração pública estadual - os arquivos públicos - e também os arquivos privados que são de interesse público e social. Ela contempla todos os aspectos relativos às atividades arquivísticas, isto é, desde a produção até a destinação final, o acesso e a preservação do patrimônio documental estadual.

O Arquivo Público Mineiro (APM), unidade da Secretaria de Estado de Cultura e Turismo de Minas Gerais (Secult), é responsável por coordenar a atividade arquivística do poder público em Minas Gerais. Ele é a instituição cultural mais antiga do estado, ainda em funcionamento. Criado em Ouro Preto em 1895, inicialmente recebia os documentos de forma selvagem, ou seja, sem critérios. Antigos servidores contam que era comum chegar de manhã para trabalhar e ter uma montanha de documentos descarregada na porta da instituição.

De lá pra cá se passaram mais de 120 anos de aprimoramento e evolução dos métodos de trabalho. Atualmente, o APM é responsável pela guarda de mais 3 mil metros lineares (uma folha sobre a outra) de documentos. Somente os que possuem valor histórico ou probatório, classificados como de guarda permanente, ficam armazenados na instituição.

O diretor da instituição, Thiago Veloso, destaca o compromisso e a responsabilidade da Secult na proteção do patrimônio documental do estado. “Na gestão atual a Secult vem trabalhando na formulação de uma política de preservação dos arquivos públicos e privados de Minas. O objetivo desse trabalho é auxiliar os municípios na construção de novos arquivos e fornecer orientações técnicas para preservação e democratização dos acervos de Minas Gerais”, destaca Thiago.

Além do mais, o APM orienta todos os órgãos do poder executivo estadual e assessora as Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos – CPADs, responsáveis pela elaboração dos instrumentos de gestão de documentos - como as Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos -, bem como pela seleção dos documentos de guarda permanente.

Os documentos que não são de guarda permanente podem ser eliminados, desde que o processo seja autorizado pelo APM. Em 2020, foi autorizada a eliminação de 1.572,51 metros lineares de documentos da administração pública estadual, número 39% maior que o registrado em 2019.

Essa eliminação gera economia aos cofres públicos em relação ao gasto com o armazenamento; além de estar em consonância com os princípios da eficiência, eficácia e transparência administrativa. Graças a esse importante trabalho, nem sempre conhecido por todos, o valioso patrimônio documental produzido pela administração pública está seguro, assim como a história de Minas Gerais estará preservada para os pesquisadores e cidadãos no futuro.